Overvallen afspraken binnen het gezin je regelmatig? Sta je voor een dichte deur op school omdat je vergeten was dat het vandaag studiedag was? Moet je op het allerlaatste moment nog een kadootje aanschaffen voor dat kinderpartijtje? Dan is beheer van je gezinsagenda misschien een onderdeel van je gezinsmanagement dat (nog) beter kan.
Stap 1
Allereerst. Schaf een agenda of kalender aan met voldoende ruimte om afspraken te kunnen noteren. Een schoolagenda kan ook voldoen en is handig als je met schoolgaande kinderen te maken hebt… Heel handig zijn zogenaamde gezinsagenda's met ruimte voor ieder gezinslid. Liever wat groters? Er zijn ook gezinskalenders. Zelfde systeem, alleen wat groter. Heb je graag een (kleine) agenda in de tas, dan zul je extra discipline op moeten brengen. Misschien is een PDA wel wat voor je… Maar ook dat vereist discipline.
Stap 2
Verzamel alles maar dan ook alles waar iets van een afspraak op zou kunnen staan: brieven van school, nieuwsbrieven van het kinderdagverblijf, peuterspeelzaal, sportverenigingen, dokters, muzieklessen. Spit je handtas door en doe hetzelfde met de schooltassen van je kinderen.
Stap 3
Plan tijd in om met al je verzamelde informatie aan de slag te kunnen. Je iedere week of dag terugkerende afspraken kun je in je agenda noteren. Je zou ze kunnen arceren met een arceerstift of noteer ze in een afwijkende kleur. Maar het moet in jouw systeem passen, niet te moeilijk zijn (dan haak je eerder af namelijk) en goed vol te houden zijn. Je kunt terugkerende afspraken ook op een apart planbord zetten. De Hema heeft een goedkoop exemplaar, met vakjes voor ieder familielid en dag. Met whiteboardstiften en magneetjes met pictogrammen maak je je eigen systeem. Welk systeem je ook kiest: kies iets wat voor jou goed werkt.
Stap 4
Vanaf vandaag gaat alles anders. Maar dat lukt alleen als je alles en iedereen in je gezin mobiliseert. Wen je eraan iedere dag aan iedereen te vragen of er nog zaken voor de agenda zijn. Plak een memo'tje ergens waar je er steeds aan herinnerd wordt. Het vergt wat doorzettingsvermogen, maar dan heb je ook wat.
Stap 5
Er is een addertje onder het gras: onze hersenen gaan pas dingen als routine aanmerken als ze 21 aaneengesloten dagen dezelfde dingen meemaken. Volhouden dus!
Martine Floor-Bron is eigenaar van MBee Communicatie en Advies | MBee Professional Organizing. Ze helpt ouders in het spitsuur van hun leven met onder anderen workshops Gezinsmanagement. http://www.mbee.nl