Het concept "Het Nieuwe Werken" is in en lijkt voor velen de oplossing voor vele organisatorische problemen. De implementatie van Het Nieuwe Werken in een organisatie is echter een hele uitdaging. Er komen veel problemen bij kijken waar van tevoren goed over moet worden nagedacht.
Het begrip Het Nieuwe Werken werd in 2005 als eerste geïntroduceerd door Bill Gates van Microsoft in zijn white paper “The New World of Work”. Hierin beschrijft hij het belang van technologie voor de komende decennia. Volgens hem zal er een andere manier van werken zijn intrede doen. Een manier waarbij het niet van belang is waar men werkt of hoe. De nieuwe technologische ontwikkelingen zullen deze manier van werken ondersteunen.
Tegenwoordig betekent Het Nieuwe Werken voor iedereen wat anders. De meest gangbare definitie is dat mensen en organisaties flexibeler omgaan met arbeidstijd en werkomgeving. Werknemers kunnen, min of meer, zelf bepalen wanneer en waar hij/zij gaat werken.
Voordat Het Nieuwe Werken echter succesvol kan worden ingevoerd, moeten er eerst nog obstakels overwonnen worden. Veel organisaties werken nog met veel papier. Het Nieuwe Werken is juist gebaseerd op digitaal werken, en dus zal veel van het papier gedigitaliseerd moeten worden. De grootste uitdagingen voor een succesvolle afronding van deze digitalisering worden hieronder kort beschreven.
Implementatieaanpak
Veel organisaties kiezen ervoor om de Bricks, Bytes en Behavior aanpak te gebruiken. Dit wil zeggen, ze zorgen er eerst voor dat alle materiaal, computers en systemen aangepast worden op Het Nieuwe Werken. Daarna pas wordt er gekeken hoe men de medewerkers mee kan krijgen in de nieuwe manier van werken. Medewerkers hebben hulp en tijd nodig om te wennen aan een andere manier van werken.
Snelheid van digitaliseren
Uitgangspunt van Het Nieuwe Werken is dat de medewerker toegang heeft tot dezelfde informatie als waar hij nu toegang toe heeft. Afhankelijk van de hoeveelheid archief en werkarchief (bij de medewerkers zelf) zal een organisatie niet alles op tijd kunnen digitaliseren. Te meer ook omdat er een selectie moet worden gemaakt tussen documenten die moeten worden gedigitaliseerd en stukken die niet hoeven te worden gedigitaliseerd.
Toegankelijkheid digitale informatie
Een van de belangrijkste eisen voor het werken met digitale informatie, is de toegankelijkheid. Wil men echt digitaal gaan werken dan zal het noodzakelijk zijn dat de informatie goed toegankelijk is. De bestanden moeten goed ontsloten zijn, zodat een gebruiker de informatie gemakkelijk kan opzoeken. Hierin schuilt ook een gevaar. Doordat zoveel verschillende mensen registreren en dus informatie ontsluiten, zal er ook een willekeur gaan ontstaan; een goed voorbeeld hiervan zijn de verschillende mogelijkheden om straatnamen te schrijven. Dit bevordert de vindbaarheid van documenten niet.
Goede technische ondersteuning
Digitalisering is erg afhankelijk van de middelen die beschikbaar zijn. Naast het materiële, zal ook de ondersteuning vanuit de facilitaire afdeling erg belangrijk worden. Medewerkers zullen op bepaalde werkplekken worden geconfronteerd met nieuwe technologie. Hierover zullen ze uitleg nodig hebben. Daarnaast wordt het voor de medewerkers belangrijk om de applicaties waarin hun bestanden zijn opgeslagen, goed te beheersen. Het is belangrijk dat mensen ‘het gereedschap’ hebben om hun bestanden snel en gemakkelijk op te zoeken.
Medewerkers zullen steeds meer met computers en andere elektronische middelen (denk aan de iPad, smartphone enz.) gaan werken. Het is belangrijk dat de medewerkers van de facilitaire afdeling, die ondersteuning moeten bieden, op de hoogte zijn van de werking van al deze apparaten. Niet alleen om uitleg te geven erover, maar ook om problemen op te lossen, mochten ze niet goed werken. Deze ontwikkeling dient ook beleidsmatig te worden geadresseerd.
Conclusie
Het succes van Het Nieuwe Werken zal vooral afhangen van de mate van digitalisering en de bereikbaarheid van informatie. Ook de benodigde gedragsveranderingen van de medewerkers dienen tijdig gerealiseerd te zijn. Deze cultuuromslag, de hoeveelheid archief dat moet worden gearchiveerd en gedigitaliseerd, de toegankelijkheid van digitale bestanden en de vraag naar goede ondersteuning vanuit de facilitaire afdeling zijn de belangrijkste uitdagingen voor het succesvol invoeren van Het Nieuwe Werken.
