Vrijwel iedere zelfstandig ondernemer zal er wel weleens mee te maken krijgen of hebben gehad, het ontvangen van een spookfactuur, een vorm van acquisitiefraude. Er bestaan verschillende vormen van acquisitiefraude. Elke vorm van deze fraude vraagt om een andere aanpak om er vanaf te komen zonder te hoeven betalen.
Helaas komt het steeds vaker voor dat bedrijven lastig gevallen worden met nepfacturen of andere vormen van acquisitiefraude. Bij kleine ondernemers zal zo'n spookfactuur vaak onmiddellijk opvallen, maar bij de grotere bedrijven gebeurt het helaas maar al te vaak dat deze facturen op de grote hoop belanden en gewoon betaald worden. Miljoenen euro's per jaar worden er verdiend middels dit soort fraude.
Facturen niet van echt te onderscheiden
De spookfacturen zijn vaak haast niet van echt te onderscheiden en dus is het ook niet zo vreemd dat veel bedrijven hier in trappen en de facturen voldoen. Juist omdat zoveel spookfacturen nog steeds betaald worden kunnen deze bedrijven doorgaan met hun praktijken en op die manier idioot veel geld op te strijken.
Vaak gaat het om bonafide bedrijven die steeds onder andere namen te werk gaan, maar ook bedrijven die misbruik maken van grote bekende bedrijven door hun naam en logo aan de factuur te verbinden.
Blijf als ondernemer of administratief medewerker altijd op uw hoede en betaal niet zomaar een factuur waarover u uw twijfels heeft of er wel een overeenkomst is met het bedrijf dat de factuur verstuurd heeft. Eenmaal betaald is het vaak onmogelijk om het bedrag terug te krijgen.
Welke vormen van acquisitiefraude zijn er?
In principe zijn de verschillende vormen van acquisitiefraude onder te verdelen in drie groepen:
- Spookfacturen
- Valse facturen
- Mass Marketing Fraud
Spookfacturen of spooknota's
De bekendste vorm van acquisitiefraude zijn de spooknota's of spookfacturen. Dit zijn aanbiedingen of offertes die verdacht veel lijken op echte facturen. Vaak staat er een dringend verzoek bij om spoedig te betalen. Echter staan onder aan de 'factuur' kleine lettertjes waaruit blijkt dat het om een aanbieding gaat.
De meeste van deze spookfacturen hebben betrekking op een vermelding in een of andere (online) telefoongids of bedrijvengids. Wanneer de websites bezocht worden zijn ze regelmatig offline, of zijn het niet eens bedrijvengidsen. Over het algemeen is er nooit voorafgaand contact geweest tussen ondernemer en het bureau.
Wanneer een bedrijf zo'n spookfactuur ontvangt hoeft men in principe niets te doen. Het gaat immers om een aanbieding en als hier niet op ingegaan wordt zal er geen vervolgfactuur meer komen. Betaalt men wel, dan gaat men akkoord met de aanbieding en zal er dus wel een betalingsverplichting zijn waardoor het haast onmogelijk wordt geld terug te vorderen.
Valse facturen
Een valse factuur lijkt verdacht veel op de spookfactuur, echter ontbreken hierbij de kleine lettertjes. Hieruit blijkt dus nergens dat het om een aanbieding gaat. Vaak zonder dat er enig contact is geweest worden facturen of zelfs al herinneringen verstuurd met het dringend verzoek te betalen.
Omdat bij dit soort facturen de kleine lettertjes ontbreken bestaat er (hoe onvoorstelbaar ook) wel een betalingsverplichting wanneer de ondernemer niets doet. Het acquisitiebureau zal dan ook, wanneer betaling uitblijft, zelfs dreigen met incassobureaus e.d. om toch hun geld binnen te halen.
Valse facturen
In het geval de ondernemer een valse factuur ontvangt is niets doen dus niet verstandig. De ondernemer kan proberen contact op te nemen met het bureau, het is aan te raden dit per (aangetekende) post en email te doen. Liever niet telefonisch, naast dat de bureaus telefonisch vaak niet bereikbaar zijn is later ook niet meer aan te tonen dat er telefonisch contact is geweest. Op die manier staat het bureau nog steeds sterk.
Het bureau moet kunnen aantonen dat er een schriftelijke overeenkomst is, en dit kunnen zij natuurlijk niet wanneer er nooit vooraf contact is geweest. Als het bureau de overeenkomst niet kan aantonen dan is er ook geen betalingsverplichting. Vaak zal het bureau na het ontvangen van een mail of brief dan ook stoppen met het lastig vallen van de desbetreffende ondernemer.
Mass Marketing Fraud
Bij deze vorm van acquisitiefraude gaat het vaak om internationale bureaus die in veelvoud formulieren toesturen (per post of per mail) aan bedrijven met de vraag het formulier in te vullen en ondertekend terug te sturen. Met als uitleg dat zij hun adressenbestand willen updaten. Vaak gaat het hier om aanbiedingen voor bijvoorbeeld vermeldingen in bedrijvengidsen of telefoongidsen. Meestal zijn deze formulieren engelstalig. Soms worden aanbiedingen gedaan die de ondernemer wel vertrouwt maar wanneer de kleine lettertjes gelezen worden blijkt het om iets totaal anders te gaan!
Wanneer deze formulieren teruggestuurd worden zit de ondernemer vaak aan een contract van een aantal jaren vast.
Stuur dit formulier dus ook niet terug en onderteken niets!
Meld fraude altijd bij fraudemeldpunt.nl
Het is aan te raden om uit te zoeken of het inderdaad om een frauduleus bedrijf gaat wanneer u twijfelt aan een ontvangen factuur. Dit is vaak zeer eenvoudig te achterhalen via internet. Veel ondernemers zullen namelijk dezelfde factuur hebben ontvangen en klachten zullen dus ook niet uitblijven over het bureau dat de facturen verstuurt.
Vervolgens kan de ondernemen dit bureau eenvoudig aanmelden via fraudemeldpunt.nl
Hierop staat al een 'zwarte lijst' van bekende acquisitiebureaus die spookfacturen versturen.
Eenmaal op de lijst zal het bureau waarschijnlijk gewoon verder gaan onder een andere naam en zo opnieuw kunnen beginnen met hun praktijken. Er zullen dus altijd bedrijven zijn die nog niet op de lijst voorkomen, meld zo'n bedrijf daarom altijd aan!
Als ondernemer kunt u ervoor kiezen aangifte te doen (dit doet fraudemeldpunt) of alleen melding te doen.
In vrijwel alle gevallen kan fraudemeldpunt de ondernemer van dienst zijn, of er nu alleen nog maar sprake is van een ontvangen factuur, maar ook wanneer de ondernemer per ongeluk wel betaald heeft en op die manier dus slachtoffer is geworden van acquisitiefraude.
