Je moet als werkgever of opdrachtgever het werk van een ander beoordelen en je eerste gedachte als je het werk ziet, is: "Lieve help, wat is dit waardeloos! Dit kan er echt niet mee door." Hoe reageer je dan? Hoe geef je degene in kwestie opbouwende kritiek, waar hij of zij echt iets mee kan? En hoe bereik je wat je eigenlijk wil: dat het werk wél goed gebeurt? Hieronder een paar tips voor het sturen en motiveren van medewerkers die onvoldoende presteren in hun werk.
Tip 1: Achterhaal eerst de oorzaak
Als iemand slecht werk levert, kan dat verschillende oorzaken hebben. Iemand kan door privé-omstandigheden tijdelijk niet goed in zijn of haar vel zitten. Denk aan het meemaken van een scheiding, aan ziekte of overlijden van een dierbare, gezondheidsproblemen, enzovoort. Ook kan het werk op zich te hoog gegrepen zijn voor een werknemer, hij of zij kan een bepaalde blinde vlek hebben óf de man of vrouw in kwestie loopt er gewoon de kantjes vanaf. Tijdens het gesprek dat je met deze persoon aangaat, is het belangrijk dit eerst boven tafel te krijgen.
Tip 2: Richt je kritiek op het werk
Maak in het gesprek heel duidelijk dat je kritiek hebt op het werk, niet op de persoon zelf. Het is het werk dat je niet bevalt. Op die manier laat je de werknemer zelf in zijn of haar waarde. Probeer – voordat je van wal steekt met je kritiek – ook wat punten te noemen die wél goed gaan. Dat maakt dat de andere partij zich minder aangevallen voelt en zich open kan stellen voor wat je wilt zeggen. Verpak je boodschap verder in positieve bewoordingen: zeg niet wat je niet wilt, zeg wat je wél wilt. Bijvoorbeeld: ik wil graag dat je voortaan op tijd komt (in plaats van: ik wil niet dat je steeds te laat komt). En wees vooral duidelijk en concreet.
Tip 3: Zoek bij privéproblemen samen naar een oplossing
Een goede werknemer kan door privéproblemen tijdelijk minder goed functioneren. Kijk in dat geval samen met hem of haar naar een passende oplossing, waarbij je ook de belangen van de organisatie duidelijk maakt. Misschien kan iemand anders zijn of haar werk tijdelijk geheel of gedeeltelijk overnemen?
Tip 4: Ga na of iemand het werk wel aankan
Een slechte prestatie op het werk kan ook komen doordat het werk te hoog gegrepen is voor deze werknemer. Misschien heeft hij of zij niet voldoende kennis of ervaring om deze klus succesvol te klaren. Wees hierin eerlijk naar jezelf en naar de ander. Iemand af en toe laten zwemmen is goed voor zijn ontwikkeling, maar iemand 'zonder diploma in het diepe gooien' is vragen om moeilijkheden. Misschien is hij of zij nog niet aan dit werk toe, of heeft deze persoon begeleiding nodig van iemand met al wat meer ervaring.
Tip 5: Wees je bewust van blinde vlekken
Werknemers hebben soms vervelende trekjes, waar ze zich helemaal niet bewust van zijn. Bijvoorbeeld: een receptioniste doet haar werk op zich prima, maar draagt kleren die jij niet representatief vindt voor de organisatie. Of: de nieuwe stagiair spreekt iedereen te pas en te onpas aan met jij en jou. Als je deze personen op een positieve manier vraagt hun kleding of woordkeuze aan te passen, zijn ze dat vaak direct geneigd te doen. Zie je dat ze het goed doen, geef hen dan ook eens een complimentje!
Tip 6: Wees duidelijk bij ongemotiveerdheid
Niemand wordt beter van desinteresse en ongemotiveerdheid, de organisatie niet en de persoon in kwestie zelf niet. Loopt een werknemer de kantjes ervan af, spreek hem of haar daar dan op aan, in duidelijke woorden. Geef aan dat dit niet kan én dat je op korte termijn zichtbare verbetering eist. Een ongeïnteresseerde werknemer heeft een negatieve invloed op de hele organisatie. Wil iemand zijn gedrag niet veranderen, dan is het beter dat hij of zij ander werk zoekt.
Tip 7: Plan een vervolg gesprek
Maak tijdens het eerste gesprek duidelijke afspraken met de werknemer en kom hierop terug in een vervolggesprek, een aantal weken later. Kijk samen hoe het er op dat moment voorstaat, in hoeverre het werk verbeterd is en wat er eventueel nog nodig is om de gewenste prestatie(s) te bereiken. Laat het duidelijk merken wanneer je tevreden bent met de vooruitgang, maar blijf ook je uiteindelijke doel in de gaten houden: een werkprestatie die een dikke voldoende scoort.
Bij een dergelijke aanpak bloeien werk én werknemer op.
