Portable Document Format is een technisch geavanceerde computerapplicatie die in 1993 is ontworpen en geïntroduceerd door Adobe Systems. Het belangrijkste doel achter de ontwikkeling van een Portable Document Format is de introductie van een ‘papierloos kantoor’. Met behulp van PDF-documenten kunnen gebruikers die ver van elkaar zitten toch informatie of gegevens delen. Doel van deze bestanden is om de gegevens eenvoudig en snel over diverse platforms te verspreiden. Het wijdverbreide gebruik van het Portable Document Format heeft het papierwerk verminderd. Daarnaast draagt het gebruik hiervan bij aan de bevordering van een groene en schone leefomgeving.
Pluspunten:
Het Portable Document Format heeft verschillende voordelen. Het is een compact en gecomprimeerd formaat. Dit betekent dat je naast de tekstinhoud ook grafieken en beelden kunt opslaan en verzenden. Het is toegerust met geavanceerde compressie-algoritmen die de grafieken en beelden comprimeren. Dit soort compressie maakt het bestand of de documenten kleiner en lichter. Dankzij de lichtere en kleinere omvang zijn de documenten gemakkelijk te verzenden. Het is dus het compressie-algoritme dat de bestanden eenvoudig verzendbaar maakt en dat maakt de PDF-bestanden compact en draagbaar. Een andere positieve eigenschap van het PDF-bestand is de veiligheid. Je kunt het Portable Document Format namelijk van de gewenste veiligheidsinstellingen voorzien. Je kunt een gebruiker verhinderen de inhoud van de bestanden te printen, bekijken of kopiëren. Je kunt het bestand ook vergrendelen, zodat iemand anders die het bestand wil openen, eerst het juiste wachtwoord moet opgeven. Dat is nuttig als je vertrouwelijke informatie of data via platforms wilt verzenden. Je kunt bestanden ook beschermen door niet alleen wachtwoorden te gebruiken maar ook legitimatie of een digitale handtekening. Dit zijn de pluspunten van het gebruik van PDF-bestanden.
Minpunten:
Het enige probleem bij PDF-bestanden is dat je ze moeilijk kunt bewerken. Stel bijvoorbeeld dat je informatie in de bestanden moet actualiseren. Daar kan je online- en offline tools voorgebruiken. Je met het PDF-bestand converteren naar een bewerkbaar document en dan de veranderingen doorvoeren. Maar ondanks die problemen is het het veiligste en meest effectieve formaat. Gebruik voor bewerken PDF naar Word-conversiesoftware waarmee je je document eenvoudig kunt bewerken. Na afloop kun je het bestand met dezelfde software weer naar het PDF-formaat converteren.
