Gratis geld bestaat niet, toch? Dat klopt, maar voor innovatieve ondernemers komt de WBSO wel heel dicht in de buurt.
Wat is WBSO?
WBSO staat voor Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk. Deze wet is in het leven geroepen om ondernemers te helpen om technisch innovatieve producten, processen of programmatuur te ontwikkelen. Deze regeling is toegankelijk voor alle ondernemers. Of je nu starter bent of een multinational, de WBSO helpt. Zelfs een ZZP-er kan WBSO ontvangen.
De WBSO wordt uitgevoerd door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)
Hoe werkt de WBSO?
De WBSO is een loonkostensubsidie, welke de ondernemer ontvangt over elk uur dat medewerkers in loondienst aantoonbaar werken aan de innovatie waarvoor de WBSO is toegekend. De WBSO is niet alleen beschikbaar is voor alle producten, processen en programmatuur die voor de ontvangende organisatie nieuw is, ongeacht of andere partijen "het wiel al hebben uitgevonden".
Hoeveel geld is er beschikbaar?
In 2014 was het budget voor WBSO € 756 miljoen. Voor 2015 is het budget vastgesteld op € 794 miljoen.
Aan welke voorwaarden moet mijn project voldoen?
Een WBSO toekenning kan worden aangevraagd indien de ondernemer Vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting betaalt in Nederland, óf als zelfstandige zelf minstens 500 uur aan onderzoek doet. Verder moet het werk in de EU plaatsvinden. Maar ook het project zelf zal aan enkele voorwaarden moeten voldoen.
a) De ondernemer voert het speur- en ontwikkelingswerk zelf uit
Een project is alleen subsidiabel wanneer het onderzoekswerk wordt uitgevoerd door medewerkers die door het bedrijf worden betaald. Het inschakelen van externen is dus niet subsidiabel onder de WBSO
b) de technologische ontwikkeling nieuw is voor de organisatie
De vraag die beantwoord moet worden is: “Is het te ontwikkelen product/proces/programma voor de aanvrager, binnen diens technische kunnen en weten nieuw? Oftewel: moet hiervoor iets nieuws worden ontdekt? Wanneer een ontwikkeling weinig nieuws omvat, is WBSO niet aan te vragen. Een fietsenfabrikant die op het idee komt om behalve groene fietsen ook rode fietsen op de markt te brengen, is voor de WBSO niet subsidiabel.
c) er zijn technische knelpunten bij de ontwikkeling aanwezig
In de aanvraag wordt duidelijk gemaakt welke technische knelpunten worden opgelost, inclusief de reeds gekozen of nog te onderzoeken oplossingsrichting is.
d) de werkzaamheden moeten nog plaatsvinden
Het is niet toegestaan om WBSO aan te vragen over kosten die reeds gemaakt zijn.
Over het algemeen zal WBSO alleen worden toegekend indien sprake is van onzekerheid over de uitkomst. Wanneer de ondernemer geen technische risico’s loopt, of onzeker is over de uitkomst, wordt het project niet gezien als ontwikkelingsproject. Feitelijk is dan slechts sprake van implementatie.
Hoeveel subsidie kan ik krijgen?
Binnen de WBSO krijgt een ondernemer een subsidie in de vorm van een verlaagde afdracht loonbelasting.
In 2015 bedraagt deze S&O-afdrachtvermindering 35% (starters: 50%) van de eerste € 250.000 aan loonkosten voor speur- en ontwikkelingswerk. Voor de loonkosten hoger dan € 250.000 is de afdrachtvermindering 14%.
Voor zelfstandigen die minimaal 500 uur aan S&O spenderen is de subsidie via de inkomstenbelasting geregeld. Zij kunnen een bedrag van € 12.310 aftrekken over 2015. Starters kunnen zelfs nog een aanvullende aftrek van € 6.157 indienen!
Hoe werkt de aanvraag?
De WBSO-aanvraag moet minimaal één gehele kalendermaand voor de start van de werkzaamheden zijn ingediend. Een aanvraag die in januari 2015 binnenkomt, kan dus alleen gelden voor speur- en ontwikkelingswerk dat begint in maart 2015.
eHerkenning
De aanvraag moet digitaal worden ingediend. Hiervoor, is een online identificatiemiddel noodzakelijk. Dit noemt men eHerkenning. Je zou dit kunnen vergelijken met het DigID. Voor WBSO is een eHerkenning met betrouwbaarheidsniveau 2+ nodig. Deze kan worden aangevraagd via eHerkenning.nl
eLoket
Wanneer het eHerkenningsmiddel verkregen is, kan de WBSO-aanvraag via het Eloket worden ingediend.
Aanvraagprogramma
De aanvraag kan ook via het aanvraagprogramma worden ingediend.
Welke standaardgegevens moet ik verstrekken
In de aanvraag moet worden aangegeven over welke periode de aanvraag dient. Men kan voor het hele jaar in een keer aanvragen, of voor kortere periodes. Het voordeel van kortere periodes is dat dit ruimte laat voor veranderingen. Dit is vooral gunstig wanneer het project groeit en er meer kosten worden gemaakt. Wanneer een aanvraag over het hele jaar wordt vastgesteld, kan deze niet meer worden aangepast en worden uren die boven de oorspronkelijke aanvraag uitkomen niet gesubsidieerd. Jaarlijks kunnen drie aanvragen worden gedaan, waarbij ze elk minimaal drie maanden omvatten.
Ook moet informatie over de aanvragende onderneming worden ingediend. Dit omvat de adresgegevens, maar ook de branche waarin de organisatie werk. Verder dienen omzet, aantal werknemers en totale loonsom per jaar worden ingediend.
Vervolgens wordt op basis van bekende gegevens het subsidiabele uurloon bepaald. Voor een eerste aanvraag is dit een vast bedrag (in 2014: €29). Voor vervolgaanvragen wordt dit bepaald op basis van de gegevens die bij de belastingdienst bekend zijn. Hiervoor moeten de namen en BSN van de betrokken medewerkers worden doorgegeven.
Hoe krijg ik mijn projecten subsidiabel?
Ging het tot nu toe nog om het simpelweg doorgeven van bekende gegevens, bij het indienen van projecten wordt meer gevergd van de aanvrager.
Elk project moet apart worden omschreven in de aanvraag. Wees hierbij volledig. Wanneer de omschrijving niet volledig is, kan de aanvraag vertraagd worden en loopt u mogelijk subsidie mis.
Ook de begindatum en (vermoedelijke) einddatum moeten worden aangegeven, waarna de projectplanning gespecificeerd moet worden. Mocht de aanvraag betrekking hebben op een al lopend project, dan moeten eventuele wijzigingen worden toegelicht. Tenslotte moeten een aantal vragen worden beantwoord die specifiek zijn voor een paar soorten WBSO-project.
Tenslotte moeten eventuele samenwerkingsverbanden worden aangegeven. Uw partner zal namelijk ook een WBSO-aanvraag indienen.
Mijn aanvraag is toegekend, wat nu?
Wanneer de aanvraag is toegekend, kunt u aan de slag. De beschikking van de toekenning (de brief) zal een bedrag noemen dat is toegekend. Dit is het maximum dat u aan afdrachtvermindering zult krijgen. Het is dus zaak ervoor te zorgen dat u dit volledige bedrag kunt onderbouwen. Mocht u minder uren hebben gemaakt dan voorzien, dan ontvangt u ook minder subsidie.
Voorbeeld: Stel u heeft een aanvraag ingediend voor 200 uur, tegen het forfaitbedrag van € 29 per uur. Uw toekenning is € 5800. Uit de urenregistratie kan echter slechts voor 175 uur aannemelijk worden gemaakt dat deze op het project drukt. U zult dan over deze periode slechts 175 x € 29 = € 5075 afdrachtsvermindering kunnen ontvangen.
Wanneer niet met het forfait wordt gewerkt, moet niet alleen het aantal uur, maar ook het uurtarief van deze medewerker worden gerapporteerd.
Mag ik schuiven?
Stel, u heeft twee projecten, elk voor 100 uur. Aan het eind van project A blijkt dit in 80 uur gerealiseerd. Het mooie is: je mag de overige 20 uur dan aan andere projecten spenderen! Zolang binnen de S&O-verklaring het totaal aantal uren niet hoger is dan toegekend, mag naar hartelust worden geschoven. Maar: niet tussen verschillende beschikkingen!
Moet ik nog iets melden?
Het is verplicht om de RVO te melden hoeveel uren daadwerkelijk zijn gemaakt. Deze melding moet binnen drie maanden na afloop van het aanvraagjaar zijn gebeurd. Wanneer deze melding niet op tijd geschiedt, zal de WBSO worden verlaagd naar € 0 én riskeert de ondernemer een boete. Deze melding moet via het eLoket.
Wordt er gecontroleerd?
Uiteraard wordt er gecontroleerd op de WBSO. Zo is de ondernemer verplicht om voor de medewerkers die bij het project waarvoor WBSO is toegekend een sluitende urenregistratie bij te houden. Alleen uren waarvan op basis van urenbriefjes aangetoond kan worden dat deze aan het onderzoeksproject zijn besteedt komen voor subdsidie in aanmerking. Deze urenstaten moeten direct beschikbaar zijn wanneer inspecteurs komen controleren.
www.rvo.nl
www.eherkenning.nl
www.eloket
www.ondernemersplein.nl
